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管好自己的“三只青蛙”

来源: 作者:郭倩

  什么是“三只青蛙”?它指的是我们每天(周、月、年)最重要的三件事。这是美国作家博恩·凯西做的一个类比,首次出现于他的时间管理著作《吃掉那只青蛙》。书中提到了“帕累托原则”,也就是常说的“二八原则”:在任何一组东西中,最重要的只占其中一小部分——约20%,其余80%尽管是多数,却是次要的。    

于常人而言,完成每天最重要的三件事就可以起到80%的效果,完成它们就意味着每天的工作基本完成。所以,当你每天优先“吃掉三只青蛙”,便可以避免把精力、时间浪费在一些不重要的事情上面。    

不过,大多数人对“三只青蛙”的了解还仅仅停留在所列的三件事上面,如以下三个小伙伴的“三只青蛙”清单。    

小A的今日三件事:吃饭、喝水、睡觉。这样自欺欺人式地实践“三只青蛙”,纯属对自己不负责。    

小B的今日三件事:阅读、锻炼身体、上课。小B的“三只青蛙”明显比小A要正式得多,多了一层思考。    

小C的今日三件事:阅读某书50页、锻炼身体(跑步5000米)、整理房间(衣橱)。比起小B的计划,小C的计划明显更详细,也正因为目标具体,小C执行起来会更顺畅、更高效。    

所以,挑选、制订“三只青蛙”任务的第一步就是要做到目标具体、可量化。    

但如果每天一开始就去挑战最困难的任务,会让人感到有压力。这时可以先从小事做起,先完成几件简单的工作,将大脑充分调动起来,进入状态后再投入“三只青蛙”的挑战当中。    

很多人可能会疑惑,每天我们要做的事情那么多,三件事肯定概括不完,其他的事情又该如何处理呢?    

博恩·凯西为大家介绍了一套相匹配的时间管理方法——ABCDE法。和每天确定“三只青蛙”一样,开始工作前先花一点儿时间,根据任务的轻重缓急对其进行再次安排,确保可以先处理最重要、最有价值的A类任务。完成A类任务后就要开始着手B类任务,以此类推。完成不了的也别着急,加入第二天的清单,直到全部完成或者选择性地舍弃。    

“三只青蛙”是最具挑战性的任务,完成它们耗时耗神,没有一个良好的环境很难高效率地完成。    

因此,需要创造“零打扰”的时间段,如早起或是提前半小时到办公室,关掉手机,忽略电子邮件,在规定的时间内“吃掉尽可能多的青蛙”。在此期间,必须对一切浪費时间的活动说“不”。    

当别人打扰你的时候要学会说“不”,如果事情不紧急,告诉他们“稍后我会主动联系您”。等到完成“三只青蛙”的挑战后,再去集中处理其他事情即可。    

总之,想要更清晰地朝目标前进,更有效率地利用好每一天,就需要把功夫用到“刀刃”上。

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